La Superintendencia desarrolla su gestión documental a partir de la formulación e implementación de los siguientes instrumentos archivísticos:
Cuadro de clasificación documental - CCD
Instrumento con estructura jerárquica y lógica que permite la identificación y agrupación (series y subseries) de los documentos recibidos, producidos y tramitados por la Superintendencia en ejercicio de sus funciones, procesos y procedimientos. Resume la información descrita en las tablas de retención y de valoración documental.
Cuadro de clasificación documental Versión 3
Cuadro de clasificación documental Versión 4
Tablas de Retención Documental - TRD
Listado de series y subseries (agrupaciones) documentales recibidas, producidas y tramitadas por la entidad y que las describe de manera taxonómica acorde con su estructura orgánica – funcional e indica criterios de retención y disposición final, resultante de una valoración dada a cada una de las agrupaciones definidas.
Tablas de Retención Documental versión 1
Tablas de Retención Documental
Resolución 00876 de 2002 – SNS - aprobación TRD
Acuerdo 068 de 2000 – AGN - aprobación TRD
Tablas de Retención Documental versión 2
Tablas de Retención Documental
Acta 01 de 2008 – Comité de archivo SNS - aprobación TRD
Tablas de Retención Documental versión 3
Tablas de Retención Documental
Acta 02 de 2013 – Comité de archivo SNS - aprobación TRD
Tablas de Retención Documental versión 4
Tablas de Retención Documental
Introducción a las Tablas de Retención Documental Versión 4
Certificado de Convalidación de las Tablas de Retención Documental Versión 4 – Archivo General de la Nación
Certificado de Registro Único de Series Documentales Tablas de Retención Documental Versión 4
Resolución 005116 de la Supersalud sobre convalidación de Tabla de Retención Documental Versión 4
Banco Terminológico de tipo, series y subseries documentales - BANTER
Instrumento que describe mediante un lenguaje controlado la terminología y denominación dada a las series y/o subseries junto con sus tipos documentales que conforman las TRD.
Tablas de control de acceso - TCA
Instrumento que describe las restricciones y condiciones de acceso establecidas a la documentación electrónica y análoga (física), en concordancia con la TRD y TVD de la Entidad.
Inventario documental
Instrumento que describe el listado de documentos producidos por la Entidad en cumplimiento de sus funciones, procesos y procedimientos. En la Superintendencia se generan inventarios de archivos de documentación en su estado natural, de gestión, de transferencias documentales primarias y secundarias, de eliminación documental, entre otros. Este instrumento se diligencia en el Formato Único de Inventario Documental- FUID-.
Modelo de requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA
Instrumento formulado para el establecimiento de los requisitos funcionales y necesarios para la implementación del SGDEA de la Entidad.
Documento en construcción.
La Superintendencia presenta otros documentos utilizados en la gestión archivística de la entidad, a continuación:
Sistema Integrado de Conservación - SIC
Documento de conservación documental que garantiza la adecuada preservación y conservación de los documentos análogos y/o electrónicos de la Entidad, durante el ciclo vital documental, asegurando la sostenibilidad de estos, en atributos como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad y accesibilidad.
Documento en contrucción.
Diagnóstico Integral de Archivos
Herramienta archivística que permite conocer el estado del arte de los archivos de la Entidad y se determinan las acciones de mejora para subsanar las necesidades identificadas.
Informe Diagnóstico Integral de Archivos – SNS - 2016
Informe Diagnóstico Integral de Archivos – SNS - 2020
Tablas de valoración documental
Herramienta archivística que describe la relación de series o asuntos documentales, identificados en el fondo documental de la Entidad, a los cuales se les asignó un tiempo de permanencia en la fase de Archivo Central, así como su disposición final.
Resolución 3851 de 2018 – SNS- aprobación TVD
Tablas de valoración documental – Cuarto Periodo
Tablas de valoración documental – Tercer Periodo
Tablas de valoración documental – Segundo Periodo
Tablas de valoración documental – Primer Periodo
