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Información del Grupo de Gestión Documental

Fecha de actualización, 08/08/2018

 Editor de contenido ‭[2]‬

​La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y  seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos  los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad.

Por esto, se compromete a:

  1. ​Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional  que permita la continuidad del negocio.

  2. Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control  institucionalmente establecido.

  3. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

  4. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

  5. Fortalecer  el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Para lograr lo anterior,  se establecen directrices que permiten normalizar la gestión de la información en todas las etapas del ciclo vital del documento y los controles que aseguran su cumplimiento, alineadas con los objetivos institucionales y los requerimientos de la normatividad archivística vigente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, y fortalecer la identidad institucional.​

Programa de Gestión Documental

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el Programa de Gestión Documental (PGD) es estratégico para la gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud, por cuanto con él se establecen las estrategias que facilitan a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. ​

El Programa de Gestión Documental (PGD) hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, el cual es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo, instaurado en armonía con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento y la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

 

 

Plan de Capacitación Gestión Documental 2018https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PLAN_CAPACIT_G_DOCUMENTAL_2018.pdfPlan de Capacitación Gestión Documental 2018Este documento contiene el detalle del Programa de Capacitación de Gestión Documental para el año 20182018-05-30T05:00:00Zpdf
Plan de Capacitación 2017 Grupo de Gestión Documental Actualizadohttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PLAN_DE_CAPACIT_GESTION_DOCUMENTAL_2017.pdfPlan de Capacitación 2017 Grupo de Gestión Documental ActualizadoEste archivo contiene y detalla el Plan de Capacitación 2017 Grupo de Gestión Documental Actualizado2017-06-16T05:00:00Zpdf
Normograma Gestión Documental Supersaludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/Anexo_1_Normograma_GGD_Act_05_17.xlsxNormograma Gestión Documental SupersaludNormograma aplicable a la Gestión Documental para la Superintendencia Nancional de Salud2017-05-24T05:00:00Zxlsx
Plan Institucional de Archivos - PINARhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/Plan_Institutional_de_Archivos_CID_ABRIL2017A.pdfPlan Institucional de Archivos - PINAREste archivo contiene y describe el Plan Institucional de Archivos(PINAR) de la Superintendencia Nacional de Salud.2017-05-04T05:00:00Zpdf
Programa Específico de Auditoría y Controlhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/11_Programa_Especifico_Auditorial_y_Control_VF.pdfPrograma Específico de Auditoría y ControlEl programa Específico de Auditoría y Control determina seguimiento al cumplimiento de los requisitos y elementos propios del ciclo de vida de los documentos de archivo y de la gestión documental2016-09-29T05:00:00Zpdf
Plan de Mejoramiento Archivisticohttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO. AJUSTES.xlsPlan de Mejoramiento ArchivisticoDetalla el Plan de Mejoramiento Archivisto de la Superintendencia Nacional de Salud2016-06-27T05:00:00Zxls
Plan de Capacitación de Gestión Documental 2016https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PLAN_DE_CAPACIT_GESTION_DOCUMENTAL_2016.pdfPlan de Capacitación de Gestión Documental 2016Este documento contiene el Plan de Capacitación de Gestión Documental 20162016-01-01T05:00:00Zpdf
Programa de Gestión Documental 2013 - 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL 2013 - 2015.pdfPrograma de Gestión Documental 2013 - 2015Detalla el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud para el periodo Comprendido entre los años 2013 y 2015.2013-11-04T05:00:00Zpdf
Presentación Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GDD Presentación Contenido Documento- PGD.pdfPresentación Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de SaludPresentación que detalla los contenidos del Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.pdf
Programa de Gestión Documental 2015 - 2018https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo0-PGD-documento Vf 2015.pdfPrograma de Gestión Documental 2015 - 2018Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Informe de Diagnostico de la Gestión Documental 2016https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo2-Diagnostico-GD - 2016.pdfInforme de Diagnostico de la Gestión Documental 2016Informe que detalla el de Diagnostico del Estado de la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional De Salud 2016pdf
Informe de Diagnostico de la Gestión Documental 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo2-Diagnostico-GD.pdfInforme de Diagnostico de la Gestión Documental 2015Informe que detalla el de Diagnostico del Estado de la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional De Salud 2015pdf
Cronograma Programa de Gestión Documental (PGD)https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo3-Cronograma-PGD.pdfCronograma Programa de Gestión Documental (PGD)Documento que presenta el Cronograma del Programa de Gestión Documental (PGD) para la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Inventario Recursos Tecnológicos de la Superintendencia Nacional De Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo5-Información-Recursos-Tecnológicos.pdfInventario Recursos Tecnológicos de la Superintendencia Nacional De SaludInventario de los Sistemas de Información que Operan en la Superintendencia Nacional De Saludpdf
Resolución 000299 de 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-R0299-2015-PGD-V2.pdfResolución 000299 de 2015Resolución 000299 de marzo 05 de 2015, por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludpdf

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Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

A continuación encontrará publicadas las Tablas de Rentención Documental  ( TRD) vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud, al igual que los instrumentos archivísticos de organización documental empleados por la Entidad.

 

 

Cuadro de Clasificación Documental - CCD 2018 Versión 4https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Cuadro de Clasificación Documental - CCD 2018 V4.xlsxCuadro de Clasificación Documental - CCD 2018 Versión 4Cuadro de Clasificación Documental actualizado año 2018, aplicable a la organización de documentos producidos a partir del 01 de enero de 2014 a la fecha.2018-04-12T05:00:00Zxlsx
Resolución 0876 de 2002 Adopción TRD Supersaludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Resolución 0876 de 2002 Adopción TRD Supersalud.pdfResolución 0876 de 2002 Adopción TRD SupersaludResolución 0876 de 2002 mediante la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) en la Supersalud2016-10-04T05:00:00Zpdf
Tabla de Retención Documental Versión N° 2https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V2_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 2Tabla de Retención Documental Versión No. 2 - Corresponde al periodo comprendido entre el 30/03/2007 hasta 19/03/2013 - Búsqueda2016-09-16T05:00:00Zpdf
Tabla de Retención Documental Versión N° 3https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V3_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 3Tabla de Retención Documental Versión No. 3 - Corresponde al periodo comprendido entre el 20/03/2013 hasta la Fecha 31/12/2013 - Búsqueda2016-09-16T05:00:00Zpdf
Tabla de Retención Documental Versión N° 1https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V1_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 1Tabla de Retención Documental Versión No. 1 - Corresponde al periodo comprendido entre el 20/06/1994 29/03/2007 - Búsqueda2016-08-16T05:00:00Zpdf
Plan de Capacitación en Gestión Documental 2016https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/PLAN DE CAPACIT GESTION DOCUMENTAL 2016.pdfPlan de Capacitación en Gestión Documental 2016El documento presenta el Plan de Capacitación en Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud para el año 2016, encaminado a darle continuidad al proceso de implementación de los instrumentos archivísticos actuales.2016-05-03T05:00:00Zpdf
Cuadro de Clasificación Documental - CCD 2016 Versión 3https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Cuadro de Clasificación Documental - CCD 2016 V3.xlsCuadro de Clasificación Documental - CCD 2016 Versión 3Cuadro de Clasificación Documental2016-05-02T05:00:00Zxls
Periodos y fechas de aplicación de los instrumentos archivisiticos de la Superintendencia Nacional de Salud Instrumentos Archivísticos de la Superintendencia Nacional de Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Instrumentos_Archivisticos_de_Organizacion_Documental VF.pdfPeriodos y fechas de aplicación de los instrumentos archivisiticos de la Superintendencia Nacional de Salud Instrumentos Archivísticos de la Superintendencia Nacional de SaludPeriodos y fechas de aplicación de los instrumentos archivisiticos de la Superintendencia Nacional de Salud2016-05-01T05:00:00Zpdf

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Las Tablas de Valoración Documental son un producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

 

 

Inscripción de Tablas de Valoración Documental AGN_RUSDhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Valoracion Documental/REGISTRO_TVD_AGN_2018.pdfInscripción de Tablas de Valoración Documental AGN_RUSDCertificación de la Inscripción de las Tablas de Valoración Documental ante el Archivo General de la Nación (AGN) en el Registro Único de Series Documentales (RUSD)2018-05-28T05:00:00Zpdf
Resolución 003851 de marzo 15 de 2018. Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Valoración Documental de la Superintendencia Nacional de Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Valoracion Documental/RESOLUCIÓN_3851_DE_2018.pdfResolución 003851 de marzo 15 de 2018. Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Valoración Documental de la Superintendencia Nacional de SaludResolución 003851 de marzo 15 de 2018, Por medio de la cual se adoptan las Tablas de Valoración Documental de la Superintendencia Nacional de Salud2018-03-20T05:00:00Zpdf

Inventarios de Eliminación Documental​

El Banco Terminológico

El Banco Terminológico, es el Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales, a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas, constituyéndose a su vez en un registro de conceptos y términos, cuyo fin es brindar una herramienta que aporte información (desde el punto de vista documental), para una fácil comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad aportados durante el proceso técnico de construcción de las Tablas de Retención Documental con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece la Entidad.​


​Terminos de Procedimientos

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=22ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICASDebe entenderse por Actividades Científicas y Tecnológicas en el marco del Decreto 591 de 1991 las siguientes: (a) Investigación científica y desarrollo tecnológico desarrollo de nuevos productos y procesos creación y apoyo a centros científicos y tecnológicos y conformación de redes de investigación e información; (b) Difusión científica y tecnológica esto es información publicación divulgación y asesoría en ciencia y tecnología; (c) Servicios científicos y tecnológicos que se refieren a la realización de planes estudios estadísticas y censos de ciencia y tecnología; a la homologación normalización metodología certificación y control de calidad; a la prospección de recursos inventario de recursos terrestres y ordenamiento territorial; a la promoción científica y tecnológica; a la realización de seminarios congresos y talleres de ciencia y tecnología así como a la promoción y gestión de sistemas de calidad total y de evaluación tecnológica; (d) Proyectos de innovación que incorporen tecnología creación generación apropiación y adaptación de la misma así como la creación y el apoyo a incubadoras de empresas a parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica; (e) Transferencia tecnológica que comprende la negociación apropiación desagregación asimilación adaptación y aplicación de nuevas tecnologías nacionales o extranjeras; y (f) Cooperación científica y tecnológica nacional e internacional.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=113AUTO DE VISITADocumento de inicio para la visita al vigilado.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=15ACTA DE CONCILIACIÓNEscrito que contiene el acuerdo conciliatorio logrado por las partes el cual presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=16ACTIVACIÓNActo de declarar que los acuerdos de la organización de Continuidad de Negocio deben llevarse a la práctica con el fin de continuar la entrega de productos o servicios clave.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=33ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN DE PASIVOS (ARP)Conforme con el artículo 5 de la Ley 550 se denomina Acuerdo de Reestructuración de Pasivos la convención celebrada a favor de una entidad del orden territorial (Ente Territorial entidad descentralizada universidad estatal o Empresa Social del Estado-ESE) con el objeto de corregir las deficiencias que presente en su capacidad de operación y en el cumplimiento de sus obligaciones pecuniarias para que pueda recuperarse dentro del plazo y en las condiciones que se hayan previsto en el mismo. Esta convención tiene efecto vinculante tanto para la entidad como para la totalidad de los acreedores.


​Términos Series Documentales

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=9AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOSProcesos por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y estandarizadas mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente con el objetivo de obtener evidencias cuyo propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS. Estas pueden ser Integrales – Especiales - Documentales y De Seguimiento
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=7ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS POR PROCESOS Son las medidas que identifican clasifican evalúan la valoración y seguimiento de los mismos con el fin de prevenir y mitigar los eventos generados por su materialización.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=8ADMINISTRACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNEs el conjunto de orientaciones procesos políticas metodologías instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés. El SIG se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Gestión de la Calidad (SGC) Control Interno (SCI) Gestión Ambiental (SGA) Seguridad y Salud en el trabajo (S&ST) Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) Gestión Documental (SGD) y Responsabilidad Social (SRS).
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=6ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓNConforme con el artículo 5 de la Ley 550 se denomina Acuerdo de Reestructuración de Pasivos la convención celebrada a favor de una entidad del orden territorial (Ente Territorial entidad descentralizada universidad estatal o Empresa Social del Estado-ESE) con el objeto de corregir las deficiencias que presente en su capacidad de operación y en el cumplimiento de sus obligaciones pecuniarias para que pueda recuperarse dentro del plazo y en las condiciones que se hayan previsto en el mismo. Esta convención tiene efecto vinculante tanto para la entidad como para la totalidad de los acreedores. Los acuerdos de reestructuración podrán ser promovidos a solicitud escrita de los representantes legales o de uno o varios acreedores de la entidad o promovidos de oficio por la Superintendencia Nacional de Salud (artículo 6 Ley 550 de 1999) y deberán ser presentados ante esta Superintendencia o ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público de conformidad con lo establecido en el inciso 3 del artículo 8 de la Ley 1608 de 2013.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=10AUDITORIAS INTEGRALES MECI Y CALIDAD Es un elemento de control que permita obtener una visión integral en el cual se realiza un examen sistemático objetivo e independiente de los procesos actividades y operaciones de la SNS.


​Términos Subseries Documentales

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=10ACTAS COMITÉ INTERNO - OCIConjunto de personas que dirige toda la organización en el empeño de cumplir plenamente los objetivos institucionales. El Control Interno puede verse también como un proceso un conjunto de acciones positivas que ejecutadas por todos los recursos humanos de la organización facilitan un adecuado desempeño institucional
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=23ACUERDOS DE REESTRUCTURACIÓN DE LAS ENTIDADES VIGILADAS Se denomina acuerdo de reestructuración la convención que en los términos de la presente ley se celebre a favor de una o varias empresas con el objeto de corregir deficiencias que presenten en su capacidad de operación y para atender obligaciones pecuniarias de manera que tales empresas puedan recuperarse dentro del plazo y en las condiciones que se hayan previsto en el mismo. El acuerdo de reestructuración deberá constar por escrito tendrá el plazo que se estipule para su ejecución sin perjuicio de los plazos especiales que se señalen para la atención de determinadas acreencias y del que llegue a pactarse en los convenios temporales de concertación laboral previstos en esta ley. Para la solicitud promoción negociación y celebración de un acuerdo de reestructuración el empresario y sus acreedores podrán actuar directamente o por medio de cualquier clase de apoderados sin que se requiera la intervención a través de abogados. Un solo apoderado podrá serlo simultáneamente de varios acreedores.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=24ALMACÉN E INVENTARIOSRegistro detallado de aquellos procesos que están involucrados con el control y seguimientos de la administración de cada uno de los bienes que hacen parte de la Superintendencia se clasifican en bienes como gastos de papelería entre otros y en control de activos fijos
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=41AUTORIZACIONES DE INTERVENCIÓN Y/O TOMA DE POSESIÓN A ENTIDADES DEL ORDEN NACIONALEs la medida adoptada por la Superintendencia Nacional de Salud a una entidad vigilada para toma de posesión que establecer si la entidad debe ser objeto de liquidación; si es posible colocarla en condiciones de desarrollar adecuadamente su objeto social o si se pueden realizar otras operaciones que permitan lograr mejores condiciones
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=5ACTAS COMITÉ DE ESTÍMULOS E INCENTIVOS Comité dirigido a estimular a motivar a los funcionarios a incrementar la producción y mejorar el rendimiento

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