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Información del Grupo de Gestión Documental

Fecha de actualización, 19/01/2011

 Editor de contenido ‭[2]‬

​La Superintendencia Nacional de Salud, se orienta a la modernización tecnológica, manejo y  seguridad de la información y gestión de los documentos que administra, para dar soporte a las funciones y actividades de la organización en todos  los tiempos determinados partiendo de información documentada y socializando su tratamiento a todo nivel de la entidad.

Por esto, se compromete a:

  1. ​Garantizar la conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional  que permita la continuidad del negocio.

  2. Consolidar el modelo de gestión de la información armonizándolo con las normas vigentes y el sistema de planeación, gestión y control  institucionalmente establecido.

  3. Modernizar la gestión documental, incorporando los avances tecnológicos y de procesos de la gestión de la información en armonía con las directrices institucionales establecidas en el Programa de Gestión de la Información.

  4. Facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los usuarios en salud, con el cumplimiento previo de normas que garanticen la integridad, autenticidad, la seguridad y reserva de la información.

  5. Fortalecer  el compromiso de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Información Institucional generada física, digital o electrónicamente, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

Para lograr lo anterior,  se establecen directrices que permiten normalizar la gestión de la información en todas las etapas del ciclo vital del documento y los controles que aseguran su cumplimiento, alineadas con los objetivos institucionales y los requerimientos de la normatividad archivística vigente para satisfacer las necesidades de los usuarios internos y externos, y fortalecer la identidad institucional.​

Programa de Gestión Documental

En desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del Decreto 2609 de 2012, el Plan de Gestión Documental (PGD) es estratégico para la gestión documental de la Superintendencia Nacional de Salud, por cuanto con él se establecen las estrategias que facilitan a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. ​

El Programa de Gestión Documental (PGD) hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, el cual es aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo, instaurado en armonía con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento y la aplicación de la normatividad vigente en la materia.

 

 

Normograma Gestión Documental Supersaludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/Anexo_1_Normograma_GGD_Act_05_17.xlsxNormograma Gestión Documental SupersaludNormograma aplicable a la Gestión Documental para la Superintendencia Nancional de Saludxlsx
Presentación Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GDD Presentación Contenido Documento- PGD.pdfPresentación Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de SaludPresentación que detalla los contenidos del Programa de gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud.pdf
Programa de Gestión Documental 2015 - 2018https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo0-PGD-documento Vf 2015.pdfPrograma de Gestión Documental 2015 - 2018Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Informe de Diagnostico de la Gestión Documental 2016https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo2-Diagnostico-GD - 2016.pdfInforme de Diagnostico de la Gestión Documental 2016Informe que detalla el de Diagnostico del Estado de la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional De Salud 2016pdf
Informe de Diagnostico de la Gestión Documental 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo2-Diagnostico-GD.pdfInforme de Diagnostico de la Gestión Documental 2015Informe que detalla el de Diagnostico del Estado de la Gestión Documental de la Superintendencia Nacional De Salud 2015pdf
Cronograma Programa de Gestión Documental (PGD)https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo3-Cronograma-PGD.pdfCronograma Programa de Gestión Documental (PGD)Documento que presenta el Cronograma del Programa de Gestión Documental (PGD) para la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Inventario Recursos Tecnológicos de la Superintendencia Nacional De Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-Anexo5-Información-Recursos-Tecnológicos.pdfInventario Recursos Tecnológicos de la Superintendencia Nacional De SaludInventario de los Sistemas de Información que Operan en la Superintendencia Nacional De Saludpdf
Resolución 000299 de 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/GGD-R0299-2015-PGD-V2.pdfResolución 000299 de 2015Resolución 000299 de marzo 05 de 2015, por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Plan de Mejoramiento Archivisticohttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVISTICO. AJUSTES.xlsPlan de Mejoramiento ArchivisticoDetalla el Plan de Mejoramiento Archivisto de la Superintendencia Nacional de Saludxls
Programa Específico Auditoría y Controlhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/Programa Especifico Auditorial y Control ds.pdfPrograma Específico Auditoría y ControlEste documento detalla el Programa Específico Auditoría y Controlpdf
Programa de Gestión Documental 2013 - 2015https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Programa de Gestion Documental/PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL 2013 - 2015.pdfPrograma de Gestión Documental 2013 - 2015Detalla el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud para el periodo Comprendido entre los años 2013 y 2015.pdf

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Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

A continuación encontrará publicadas las Tablas de Rentención Documental  ( TRD) vigentes y aprobadas por el comité de desarrollo administrativo de la Superintendencia Nacional de Salud, al igual que los instrumentos archivísticos de organización documental empleados por la Entidad.

 

 

Cuadro de Clasificación Documental - CCDhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CCD.xlsCuadro de Clasificación Documental - CCDCuadro de Clasificación Documentalxls
Tabla de Retención Documental Versión N° 1https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V1_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 1Tabla de Retención Documental Versión No. 1 - Corresponde al periodo comprendido entre el 20/06/1994 29/03/2007 - Búsquedapdf
Tabla de Retención Documental Versión N° 2https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V2_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 2Tabla de Retención Documental Versión No. 2 - Corresponde al periodo comprendido entre el 30/03/2007 hasta 19/03/2013 - Búsquedapdf
Tabla de Retención Documental Versión N° 3https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/GGD Tabla_de_Retención_Documental_V3_Busqueda.pdfTabla de Retención Documental Versión N° 3Tabla de Retención Documental Versión No. 3 - Corresponde al periodo comprendido entre el 20/03/2013 hasta la Fecha de hoy - Búsquedapdf
Instrumentos Archivísticos de la Superintendencia Nacional de Saludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Instrumentos_Archivisticos_de_Organizacion_Documental VF.pdfInstrumentos Archivísticos de la Superintendencia Nacional de SaludInstrumentos Archivisiticos de la Superintendencia Nacional de Saludpdf
Plan de Capacitación en Gestión Documental 2016https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/PLAN DE CAPACIT GESTION DOCUMENTAL 2016.pdfPlan de Capacitación en Gestión Documental 2016El documento presenta el Plan de Capacitación en Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud para el año 2016, encaminado a darle continuidad al proceso de implementación de los instrumentos archivísticos actuales.pdf
Resolución 0876 de 2002 Adopción TRD Supersaludhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Retencion Documental/Resolución 0876 de 2002 Adopción TRD Supersalud.pdfResolución 0876 de 2002 Adopción TRD SupersaludResolución 0876 de 2002 mediante la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental (TRD) en la Supersaludpdf

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Las Tablas de Valoración Documental son un producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, su valoración, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.

 

 

Tablas de Valoración Documentalhttps://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Tablas de Valoracion Documental/GGD Tablas_Valoración_Documental.pdfTablas de Valoración DocumentalResolución 001860 de 16 de septiembre de 2014, por medio de la cual se aprueban las Tablas de Valoración Documental de la Superintendencia Nacional de Saludpdf

Inventarios de Eliminación Documental​

Inventarios de Eliminación Documental
Título Descripción Fecha de Publicación​
Inventario de Eliminación Documental Secretaría General 1995 a 2012Este documento contiene el inventario de los documentos de la Secretaría General, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de Eliminación Documental Diarios Oficiales 1995 a 2010Este documento contiene el inventario de Diarios Oficiales, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de Eliminación Documental Copias 2002 a 2008Este documento contiene el inventario de los documentos de la Secretaría General, que fueron aprobados para eliminación por el    Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de eliminación Secretaría General periodo 2005 - 2013Este documento contiene el inventario de los documentos de la Secretaría General, periodo 2005 - 2013, que fueron aprobados para eliminación por  el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Eliminación Documental Copias varios 2007 a 2013Este documento contiene el inventario de los documentos de la Secretaría General, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Eliminación Documental Documentos de apoyo y copias 2007 a 2013 Delegada para Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la SaludEste documento contiene el inventario de los documentos de la Delegada para Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de Eliminación Documental Delegada Atención en Salud 2008 a 2011Este documento contiene el inventario de los documentos de la Inventario de Eliminación Documental de la Delegada Atención en Salud 2008 a 2011, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Eliminación 2016 Grupo Administración FinancieraEste documento contiene el Inventario de eliminación Unidad Productora Delegada para la Protección al Usuario y la Participación ciudadana periodo 2007 a 2012. Se procede a su eliminación por ser borradores, copias o por haberse cumplido el tiempo de retención conforme a la TRD, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de Eliminación Documental Dir. Gral. Área Financiera Sector Salud, Dir. Gral. Control Del Sistema De Calidad, Dir. Gral. Entidades Promotoras De Salud Y Entidades De Prepago periodo 1996 a 2007Este documento contiene el Inventario de eliminación Dir. Gral. Área Financiera Sector Salud, Dir. Gral. Control Del Sistema De Calidad, Dir. Gral. Entidades Promotoras De Salud Y Entidades De Prepago periodo 1996 - 2007, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017
Inventario de Eliminación Sin definir área productora copias y documentos sueltos 1997 a 2012 Este documento contiene Inventario de eliminación de documentos cuya Unidad Productora no pudo ser identificada, periodo 1997 - 2012, que fueron aprobados para eliminación por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo durante el mes de abril de 2017.24/05/2017

El Banco Terminológico

El Banco Terminológico, es el Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales, a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas, constituyéndose a su vez en un registro de conceptos y términos, cuyo fin es brindar una herramienta que aporte información (desde el punto de vista documental), para una fácil comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad aportados durante el proceso técnico de construcción de las Tablas de Retención Documental con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece la Entidad.​


​Terminos de Procedimientos

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=14ACREENCIASaldo a favor que tiene el vigilado causado por el pago de un mayor valor de la tarifa asignada en las vigencias anteriores
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=15ACTA DE CONCILIACIÓNEscrito que contiene el acuerdo conciliatorio logrado por las partes el cual presta merito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=31ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIOEs el pacto establecido entre un usuario y proveedor de los procesos en materia de calidad y oportunidad de las entradas y salidas que se establecen para el cumplimiento del objetivo del proceso.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=32ACUERDO DE PAGOSe entenderá como acuerdo de pago el convenio celebrado entre el deudor moroso y la entidad pública para establecer la forma y condiciones del pago de obligaciones contraídas por la persona natural o jurídica. Dicho acuerdo se constituye en una de las condiciones para no estar reportado en el BDME.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos De Procedimientos/DispForm.aspx?ID=33ACUERDO DE REESTRUCTURACIÓN DE PASIVOS (ARP)Conforme con el artículo 5 de la Ley 550 se denomina Acuerdo de Reestructuración de Pasivos la convención celebrada a favor de una entidad del orden territorial (Ente Territorial entidad descentralizada universidad estatal o Empresa Social del Estado-ESE) con el objeto de corregir las deficiencias que presente en su capacidad de operación y en el cumplimiento de sus obligaciones pecuniarias para que pueda recuperarse dentro del plazo y en las condiciones que se hayan previsto en el mismo. Esta convención tiene efecto vinculante tanto para la entidad como para la totalidad de los acreedores.


​Términos Series Documentales

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=3ACCIONES DE MEDIDAS ESPECIALESPotestad de intervención propia de los órganos de supervisión y control tendientes a la adopción de correctivos por parte de la Superintendencia Nacional de Salud a una entidad vigilada con el propósito de superar la situación crítica o irregular que se esté presentado en los actores del SGSSS. Las medidas que se contemplen podrán incluir entre otras la toma de posesión intervención forzosa así como las previstas por el artículo 113 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=2ACCIONES CONSTITUCIONALESEs el mecanismo utilizado por los usuarios del sistema de salud para solicitar procedimientos insumos medicamentos entre otros empleando este para efectos de tener un mecanismo ágil y efectivo en búsqueda de una oportuna atención en salud.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=9AUDITORÍA A LOS SUJETOS VIGILADOSProcesos por medio del cual se lleva a cabo la verificación e inspección de actividades previamente definidas y estandarizadas mediante la utilización de técnicas especializadas y ajustadas a la normatividad vigente con el objetivo de obtener evidencias cuyo propósito es mejorar la calidad en la prestación de los servicios de salud del SGSSS. Estas pueden ser Integrales – Especiales - Documentales y De Seguimiento
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=10AUDITORIAS INTEGRALES MECI Y CALIDAD Es un elemento de control que permita obtener una visión integral en el cual se realiza un examen sistemático objetivo e independiente de los procesos actividades y operaciones de la SNS.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Series Documentales/DispForm.aspx?ID=11AUTENTICACIONES Documento que certifica que una copia de un documento que evidencia un acto o proceso es fidedigno o auténtico a su original.


​Términos Subseries Documentales

 

 

https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=10ACTAS COMITÉ INTERNO - OCIConjunto de personas que dirige toda la organización en el empeño de cumplir plenamente los objetivos institucionales. El Control Interno puede verse también como un proceso un conjunto de acciones positivas que ejecutadas por todos los recursos humanos de la organización facilitan un adecuado desempeño institucional
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=11ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST)Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo es el organismo de promoción y vigilancia de las actividades de la rama de seguridad y salud en el trabajo para promover las actividades de Salud Ocupacional al interior de la Superintendencia de Salud
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=18ACTAS DE POSESIÓN LABORAL Documentos que registra el ingreso de un nuevo funcionario de la SNS y que compromete el ejercicio de la función pública por parte de los empleados públicos dentro de los marcos de la Constitución y la Ley.
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=19ACTAS DE SEGUIMIENTOS A LA GESTIÓN Documentos que registra las evidencias de las actividades frente a los objetivos previsto en el grupo trabajo interno de cada una de las Dependencia de la SNS
https://docs.supersalud.gov.co/PortalWeb/GestionDocumental/Lists/Terminos Subseries Doc/DispForm.aspx?ID=2ACCIONES DE TUTELAS Es el mecanismo utilizado por los usuarios del sistema de salud para solicitar procedimientos insumos medicamentos entre otros empleando este para efectos de tener un mecanismo ágil y efectivo en búsqueda de una oportuna atención en salud.

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